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Ausschreibungsbearbeitung mit der 4-Farb-Methode

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 14.12.17 15:08 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement

Ausschreibungsbearbeitung-mit-der-4-farb-methodeEiner meiner Grundsätze bei der Bearbeitung von Ausschreibungen lautet „Weniger ist mehr“!
Damit meine ich: Lieber weniger Ausschreibungen mit hinreichender Aussicht auf Erfolg gewissenhaft und intensiv bearbeiten als versuchen, bei möglichst jeder Ausschreibung irgendwie ein Angebot zu platzieren. Bevor wir uns also bewusst für die Teilnahme an einer Ausschreibung entscheiden, sollten wir die Vergabeunterlagen analysieren und anschließend eine strategische Entscheidung finden. Dabei hat es mir immer sehr geholfen, die Unterlagen zunächst nach einem von mir entwickelten Vier-Farb-Muster zu strukturieren. Im Folgenden möchte ich Ihnen diese Methode zur effizienten Bearbeitung von Ausschreibungen einmal näher bringen.

Bevor wir mit der Bearbeitung der Unterlagen beginnen, sollten Sie zuerst immer eine Kopie der Originalunterlage ziehen, wenn es sich um eine papierbasierte Ausschreibung handelt, oder die elektronischen Formulare ausdrucken. Nichts ist ärgerlicher, als wenn sich während des Verfahrens Änderungen ergeben und Sie dann Korrekturen in Ihren Eintragungen vornehmen müssen: Sie wären lange nicht der erste Bieter, der wegen nicht eindeutiger Eintragungen bereits vor der eigentlichen Angebotswertung ausgeschlossen wird. Das Original legen wir in eine sichere Ablage, in der wir dann auch alle Original-Dokumente sammeln, die am Ende mit dem Angebot eingereicht werden müssen. Die Kopie bearbeiten wir nach den vier folgenden wesentlichen Gesichtspunkten:

 

1. Alle formalen Anforderungen markieren wir blau

2. Alle konzeptionellen Anforderungen markieren wir grün

3. Alle preislichen Aspekte markieren wir gelb

4. Alle rechtlich relevanten markieren wir rot

 

Formale Anforderungen (blau)

In immer mehr Ausschreibungen finden Sie mittlerweile eine gesonderte Auflistung, welche Unterlagen die ausschreibende Stelle von Ihnen mit der Einreichung des Angebotes verlangt. Aber Vorsicht: Ich habe schon genügend Ausschreibungsunterlagen gesehen, in denen an anderer Stelle dann doch noch auf eine Zertifizierung oder ähnliches verwiesen wurde, die dann aber nicht in der Auflistung auftauchte. Oder Vergabestellen verlangen Eigenerklärungen von Ihnen, die den Unterlagen dann aber gar nicht beigefügt waren. Ich habe sogar schon erlebt, dass Vergabestellen Unterlagen von mir gefordert haben, die gar nicht erhältlich sind. Schließlich ist noch zu beachten, welche Aktualität des Nachweises die Vergabestelle verlangt: Wie alt darf das jeweilige Dokument beispielsweise maximal sein? Sie lesen schon: Es wäre nicht ratsam, sich auf die Anforderungsliste in der Ausschreibung zu verlassen. Daher kopieren Sie sich diese Liste nochmals und führen Sie sie dort bzw. merken an, welche Form und Aktualität verlangt ist. Oder – wenn keine solche Liste beiliegt – stellen Sie sich Ihre eigene Liste zusammen und haken Sie dann sukzessive ab, was vorliegt und sammeln sie alles in der Ablage mit dem Originalangebot.

Mein Rat: 
Prüfen Sie immer als erstes, ob alle Unterlagen auch wirklich in der gewünschten Aktualität und Form vorliegen. Wenn nicht, kümmern Sie sich zunächst um die Beschaffung dieser Unterlagen. Ein anderer wichtiger Punkt, wenn Sie Subunternehmer mit in das Angebot aufnehmen: Gelten die Anforderungen nur für den Bieter oder auch für die Subunternehmer? Ist dies der Fall, überprüfen Sie diese Anforderungen und steuern Sie Ihre Partner aktiv, damit Ihnen hier kein böses Erwachen droht, weil einer Ihrer Partner die korrekte Zusammenstellung der Unterlagen verschlafen hat.

Ein Beispiel: 
Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft kann in der Ferienzeit schon einmal bis zu 4 Wochen brauchen, bis sie bei Ihnen ist. Nichts ist aber ärgerlicher, als wenn Sie ein tolles Angebot zusammengestellt haben und dann hoffen müssen, dass die Vergabestelle Sie nicht vom weiteren Verfahren ausschließt, weil Sie ein bestimmtes Dokument nicht fristgemäß mit einreichen konnten!

 

Konzeptionelle Anforderungen (grün)

Grün markieren wir alle Anforderungen, die in Konzepten, Erklärungen oder Fragekatalogen berücksichtigt werden müssen. Hier ist der vorherige Blick auf die Bewertungsmatrix natürlich essentiell. Bei Ausschreibungen, bei denen es zu 100% um den Preis geht, muss lediglich grün markiert werden, was als Ausschlusskriterium definiert ist. Können sie diese komplett erfüllen, geht es ausschließlich um den Preis und längere Darlegungen zu Service, Qualität oder weiteren Bewertungsparametern entfallen. Bei Ausschreibungen mit mehreren Bewertungskriterien ist es aber sehr wichtig, dass Sie zu allen Punkten, die in die Bewertung einfließen, auch Stellung beziehen. Selbst wenn Sie nicht immer alle Anforderungen so erfüllen können, dass sie die Höchstpunktzahl erreichen, so wäre es doch sehr ärgerlich, wenn sie Punkte nicht bekommen, nur weil sie dazu keine Angaben gemacht haben. Daher ist es so wichtig, dass Sie alle bewertungsrelevanten Punkte markieren und dazu Stellung beziehen.

Mein Rat:
Versetzen Sie sich in die geistige Position des Vergabestellenmitarbeiters, der Ihre Darlegungen hinterher bewerten muss. Seine Aufgabe ist es, möglichst eindeutig und präzise begründen zu können, weshalb das eine Konzept mehr oder weniger Punkte als das andere bekommen hat. Deshalb stehen in den meisten Konzeptanforderungen immer mehr oder weniger offen die Kriterien, nach denen die Punkte vergeben werden. Tun Sie sich und der Vergabestelle also den Gefallen und schreiben Sie keine große Vertriebsprosa! Gehen Sie möglichst präzise auf die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung ein und übernehmen Sie lieber ganze Passagen bejahend, als Ihre Kernaussage durch rosarote Formulierungen zu verwischen. So kann der Sachbearbeiter in der Behörde eindeutiger urteilen und Punkte vergeben und am Ende geht es um wenig anderes, als um möglichst viele davon zu ergattern!

Ein Beispiel:
Im Rahmen einer Ausschreibung zu einem IT-Service-Help-Desk schreibt die Vergabestelle unter „Bewertungskriterium Servicequalität“: Der 1st level-support muss mindestens von 8.00h bis 18.00h erreichbar sein (5 Punkte), besser aber in der Zeit von 6.00h-22.00h (7 Punkte)“.

Falscher Konzeptansatz: „Unser Unternehmen zeichnet sie seit jeher durch eine hohe Servicequalität aus. Schon unser Gründervater prägte 1823 mit wegweisenden Konzepten eine moderne Belegung des Wortes Servicequalität. Noch heute sind unsere Mitarbeiter von früh morgens bis spät in den Abend flexibel erreichbar und haben für Sie gern und stets freundlich eine offene Dialogbereitschaft.“

Richtiger Konzeptansatz:  „Unser  1st level-support ist in der Zeit von 6.00h-22.00h besetzt und erreichbar.“

 

Preisliche Aspekte (gelb)

Selbst bei großvolumigen Ausschreibungen komplexer Natur sind Preisblätter häufig erstaunlich einfach gehalten. Vergabestellen lieben es, irgendwo ein Angebotsblatt beizulegen oder ein Formular zu nutzen, in dem ganz am Ende ein Preis über alles netto oder brutto eingetragen werden muss, den Sie dann unterzeichnen und an den Sie sich binden. So sind die Endpreise aller Bieter am eindeutigsten vergleichbar. Aber Vorsicht: Grundsätzlich schulden Sie alles, was in der Leistungsbeschreibung verlangt ist, und genau dafür – nicht mehr und nicht weniger – geben Sie einen Preis ab (oder manchmal mehrere hochaggregierte Einzelpreise, die dann wieder eine Summe bilden). Verlassen Sie also für die öffentliche Ausschreibung Ihren Gedankenpfad vom eigenen Produkt her! Der Kunde, in diesem Fall die Vergabestelle – definiert Ihr „Produkt“, nicht Sie! Wenn in der Leistungsbeschreibung beispielsweise verlangt ist, dass Sie die Produkte frei Haus liefern müssen und es gibt mehrere Abgabestellen, dann wird da vielleicht nicht immer eine explizite Preisposition für jeden Abgabeort gebildet. Sie müssen Ihre Kosten aber dafür in Ihrem Angebot unterbringen und die Kosten für die Anlieferungan den einzelnen Stellen mit in die Gesamtsumme einkalkulieren!

- Ich habe bereits einige Bieter kennengelernt, bei denen zunächst die Champagnerkorken knallten, die Gesichter aber lang und länger wurden, als ihnen die Vergabestelle vorstellte, was alles im Rahmen der Leistungsbeschreibung gefordert war und nun von ihnen für den abgegebenen Preis geschuldet wurde.

Mein Rat:
Achten Sie bei der Analyse der Ausschreibungsunterlagen auf alle kostenrelevanten Details und markieren Sie diese gelb. Erstellen Sie bei komplexeren Ausschreibungen eine separate Liste, in der Sie alle Kostenfaktoren auflisten. Bei der Endkalkulation gehen Sie dann die Liste und/oder alle gelb markierten Faktoren nochmals durch und überprüfen, ob sie auch wirklich alle in der Kalkulation berücksichtigt sind.

Ein Beispiel:
Bei einer Facility-Management-Ausschreibung sollen Sie am Ende des Angebotsblatts lediglich einen Preis für prognostizierte 2.000 Arbeitsstunden im Jahr abgeben. Irgendwo im Text steht aber auch, dass zusätzlich zu den 2.000 Arbeitsstunden einmal im Quartal ein Workshop zu Serviceverbesserungen abzuhalten ist, zu dem Sie zwei Mitarbeiter ganztägig abstellen sollen. Sie markieren diesen Zusatzposten gelb und schlagen die Mehrkosten anteilig auf die Arbeitsstunde auf. Ansonsten kann Ihnen der Auftraggeber lächelnd die kalte Schulter zeigen, wenn Sie die Arbeitsstunden bezahlt haben wollen, indem er auf den entsprechenden Passus in der Leistungsbeschreibung verweist.

 

Rechtlich relevante Punkte (rot)

Keine Angst, für diese Aufgabe braucht man keinen Dr.jur.! Und doch ist es wichtig, alle möglichen rechtlich relevanten Themen gesondert herauszustreichen. Sicher wird der Vergaberechtsspezialist mehr Punkte finden als manch anderer, aber immerhin können Sie als Marktkenner wahrscheinlich am ehesten sehen, bei welchen Spezifikationen beispielsweise gegen das Gebot der Produktneutralität verstoßen wurde. Auch können Sie schon mit grundlegenden Kenntnissen erkennen, ob gegen Fristen oder Formalia verstoßen wurde, ob alle Anlagen plausibel sind, ob die Bewertungsmatrix nachvollziehbar ist und dem Transparenz- und Gleichbehandlungsgebot entspricht und anders mehr. All die Punkte, die uns anstößig vorkommen, markieren wir rot und zunächst ohne irgendeine besondere Intention.

Mein Rat:
Selbst wenn wir einen extrem guten Kontakt zur Vergabestelle haben, kann es sinnhaft sein, einen Vergaberechtsverstoß über eine Bieterfrage ans Licht zu bringen. Sonst nutzt ein anderer Bieter diesen Punkt später, um die Ausschreibung zu kippen. Schließlich wollen Sie ja den Auftrag haben! In den Fällen aber, in denen Ihnen die Kooperationsbereitschaft der Vergabestelle als nicht sehr ausgeprägt erscheint, kann der Verweis auf die ein oder andere rechtliche Schwachstelle den nötigen Druck erzeugen, für mehr Fairness im Vergabeverfahren zu sorgen und damit Ihre Chancen zu erhöhen!

Ein Beispiel:
Eine Vergabestelle schreibt die Sanierung einer Turnhalle aus. In den Vergabeunterlagen steht: „Pos. 17: 40 Duschköpfe Power & Soul Cosmopolitan (Firma: Flöhe)“. Sie markieren die Anforderung, da sie dem Grundsatz der Produktneutralität wiederspricht. Wollen Sie der Vergabestelle „helfen“, weil Sie sie die Ausschreibung für erfolgsversprechend einschätzen, schreiben Sie eine freundliche Bieterfrage mit dem Hinweis, dass Sie davon ausgehen, dass auch vergleichbare Produkte angeboten werden können. Bejaht die Vergabestelle dies in einer Bieterinformation, ist dem Formfehler erfolgreich abgeholfen. Wollen Sie dagegen Druck auf die Vergabestelle ausüben, nehmen Sie den Passus zum Anlass einer Rüge.

Wenn Sie nach dieser Methode vorgehen, bearbeiten Sie öffentliche Ausschreibungen nach einer sehr bewährten und effizienten Arbeitsweise, die Ausschlussrisiken und böse Überraschungen minimiert sowie die Erfolgswahrscheinlichkeit nicht unbeträchtlich erhöht. Probieren Sie es einfach einmal aus!

Lesen Sie Akquise-Tipps von den Profis. Der DTAD Blog ist ein Blog der DTAD Deutscher Auftragsdienst AG und bietet neben Informationen zur erfolgreichen Auftragsakquise aktuelle Beiträge, Beitragsserien und Tipps rund um das Vergaberecht, Ausschreibungen und Auftragsvergabe.

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