Bewertungsmatrix verstehen: Zahlen lügen (nicht)

Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 23.08.18 14:09 Uhr   |   Themen: Akquise im öffentlichen Sektor
Dr. Alexander Seyferth

dtad-blog-bewertungsmatrix-verstehen-zahlen-lügen-nicht.jpgEine der ersten Blicke, die ich auf die Vergabeunterlagen werfe, gilt der Angebotsauswertung. Sie ist ein, wenn nicht das wichtigste Kriterien zur Entscheidung, ob ich mich an der Ausschreibung beteiligen möchte oder nicht. Kurioserweise sind die aufgestellten Kriterien zur Angebotsauswertung oftmals dermaßen wenig nachvollziehbar, dass Sie wahrscheinlich besser einen Lotto-Schein ausfüllen können als zu hoffen, diese Ausschreibung zu gewinnen.

Ich habe Ihnen einmal ein schönes Beispiel aus der Praxis mitgebracht. Da geht es ganz aktuell um die Beschaffung eines Fahrzeugs für eine kommunale Recycling-Einrichtung. Hier sehen Sie die akribisch zusammengestellten Regeln zur Zuschlagserteilung für LOS 1:

dtad-blog-angebotsauswertung

Zunächst hat sich die Vergabestelle einmal viel Mühe gemacht, eine transparente und faire Regelung zur Zuschlagserteilung aufzustellen; sehr löblich! Wenn wir uns aber einmal die Details ansehen merken wir, dass doch relativ viele Kriterien lange nicht so zu klaren Ergebnissen führen wie es vermuten lässt.

Als erstes fällt auf: Wenn wir die maximal zu vergebenen Punkte zusammenzählen kommen wir auf 24 Punkte. 10 von 24 Punkte gibt es für den besten Preis. Das sind nach Taschenrechner aber schon einmal 41,6%, hier also schon einmal eine erste Ungenauigkeit. Da es für die Qualität nur 6 Punkte gibt liegt die Gewichtung nur bei 25% statt 30%, dafür ist der Service zu 33,3% relevant und nicht nur zu 30%. Kleine Zahlenverschiebungen, die aber einen großen Effekt haben können, wie wir sehen werden.

So geht die Vergabestelle bei der Wertung des Preises vor

Die Wertung des Preises ist nach der umstrittenen Methode der Interpolation vorgenommen worden, das heißt, die Angebote werden ins Verhältnis zum günstigsten Angebot gesetzt. Diese bewirkt, dass das günstigste Angebot die maximale Punktzahl erhält und die anderen Angebote eine Punktzahl im Verhältnis zum besten Angebot. Hier ist aber entscheidend, welche Abstände die Vergabestelle vorgibt. In diesem Fall gibt sie eine Abstufung von 0,1 Punkte pro Prozentpunkt vor, sie könnte aber auch 0,5 Punkte pro Prozentpunkt vorgeben, das bleibt ihr ganz überlassen. Stellen wir uns einmal vier fiktive abgegeben Angebote vor und betrachten die Folgen:

dtad-blog-beispiel-wertung-des-preises

Sie sehen auf den ersten Blick, welche enormen Auswirkungen die Formelhinterlegung auf Ihr Angebot hat: Sind Sie ein eher hochpreisiger Anbieter und 20% teurer als die Konkurrenz, haben Sie nach der 0,1-Punkte-Formel „nur“ 2 Punkte aufzuholen. Bei 24 maximal zu vergeben Punkte haben Sie also lediglich einen Nachteil von 8,3%, obwohl Ihr Angebot 20% teurer ist. Hätte die Vergabestelle die 0,5-Punkte-Formel angesetzt müssten Sie dagegen 10 Punkte und damit 41,6% Prozent der Punkte aufholen, was wohl kaum zu schaffen sein dürfte.

Mein Rat: Beschäftigen Sie sich immer ausgiebig mit den Kriterien zur Angebotsauswertung, bevor Sie sich an die Zusammenstellung des Angebotes machen!  Sind Sie ein eher hochpreisiger Anbieter, freuen Sie sich vielleicht auf den ersten Blick, dass der Preis nur 40% der Wertung ausmacht. Wir haben aber gesehen, der Teufel steckt im Detail: Je nach Wahl der Formel verändert sich die Auswirkung des Preises auf das Gesamtangebot stark! Ich würde sogar soweit gehen und feststellen, dass die Gewichtungsangabe 40% Preis eher irreführend als aufklärend ist.

Entscheiden Sie, welches Angebot Sie machen wollen

Schauen wir uns die anderen Komponenten noch kurz an wird deutlich, dass sich dieser Sachverhalt durch die gesamte Bewertungsmatrix zieht, zuerst betrachten wir die Punktevergabe für Qualität und Funktionalität. Zunächst einmal bedeutet jeder Punktverlust hier eine Verschlechterung meines Angebotes um 4,16%, nämlich einen von 24 Punkten. Jetzt ist der Punkt gekommen, wo ich mich vielleicht entscheiden muss, welches meiner in Frage kommenden Fahrzeugtypen ich anbieten will:

dtad-blog-beispiel-angebotsentscheidung

Ergebnis: Obwohl mein Fahrzeug 1 satte 10% teurer ist als Fahrzeug 2, ist es nach vorliegender Auswertungsmatrix trotzdem besser, dieses anzubieten, da ich über die Qualitätskriterien mehr Punkte dazugewinne als über den günstigeren Preis.

Ein letzter Blick noch auf das Kriterium Serviceleistung: Zu diesem Punkt gibt es wenig zu hinterfragen, allerdings wird sofort deutlich, dass es hier um einen ganz erheblichen Faktor handelt: liegt meine nächste Werkstatt über 100km von dem Abnahmeort des Fahrzeugs entfernt, habe ich wahrscheinlich 25% Nachteil (6 Punkte) zum besten Bieter, also ein kaum einholbarer Nachteil. Hier macht es sicher Sinn, einen Subunternehmer mit in das Angebot aufzunehmen, der eine Werkstatt ganz in der Nähe hat, um sich die 6 Punkte zu sichern, auch wenn man einen Teil des After-sales-Geschäftes dann möglicherweise aus der Hand geben muss.

 Sie sehen anhand dieses Beispiels, wie wichtig es ist, sich mit der Bewertungsmatrix zu beschäftigen, um entscheiden zu können, ob eine Angebotsabgabe überhaupt hinreichend Aussicht auf Erfolg hat.

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