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Der schmale Grad – Wann Bieterfrage, wann Rüge?

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 15.02.18 15:05 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement

Wann-Bieterfrage-wann-Ruege
Die Frage, wann genau Bieterfragen gestellt und in welchen Fällen Rügen zum Einsatz kommen sollen, wird mir bei meinen Schulungen oft gestellt. Das ist natürlich nicht ganz einfach zu sagen und auch kaum pauschal zu beantworten. Ich will mich aber bemühen, Ihnen einige Faustregeln an die Hand zu geben.

Erst Fragen, dann rügen!

In aller Regel sollten Sie die Vergabestelle zunächst freundlich im Rahmen einer Bieterfrage auf den von Ihnen entdeckten Vergaberechtsverstoß hinweisen. Schließlich wissen Sie nur in den seltensten Fällen ganz genau, ob die Vertreter der öffentlichen Hand hier wissentlich oder unwissentlich Fehler begangen haben. Professionelle Vergabestellen sind dankbar für Hinweise insbesondere zu Verstößen gegen die Produktneutralität, weil sie oftmals mangels Marktkenntnissen gar nicht wissen, dass sie ein Alleinstellungsmerkmal eines Herstellers in ihre Unterlagen aufgenommen haben.

Ohne vorherige Bieterfrage zur Rüge greifen sollten Sie nur, wenn Sie der Vergabestelle das Leben unbedingt so schwer wie möglich machen wollen. Das ist allerdings ein wenig konstruktiver Ansatz, der nur dann verfolgt werden soll, wenn Sie sicher sind, dass der Vergabestelle nicht anders beizukommen ist. Außerdem kann man überlegen, direkt zur Rüge zu greifen, wenn die Vergabestelle sehr enge Fristen für die Angebotsabgabe setzt. Hier ist es zwar bisweilen auch angebracht, die Rüge als letzte Eskalationsstufe zu sehen. Aber was nützt Ihnen Ihre Zurückhaltung, wenn Sie ab Veröffentlichung vielleicht nur 14 Tage Zeit haben und die Gefahr groß ist, dass Sie erst Stunden vor Ablauf der Angebotsfrist eine negative Antwort bekommen? In der Regel ist es dann die Fristsetzung selbst, die Sie rügen sollten, um mehr Zeit für die Angebotserstellung herauszuholen. Beachten Sie auch, dass Sie nach dem neuen Vergaberecht bei europaweiten Ausschreibungen innerhalb von 10 Tagen nach Bekanntwerden des Verstoßes rügen müssen, also in der Regel spätestens am 10. Tag, nachdem die Unterlagen bei ihnen eingegangen sind.

Konsequent die eigene Zielstellung verfolgen

Fragen Sie sich im Vorfeld der Kommunikationsaufnahme immer, was Sie eigentlich erreichen wollen: Handelt es sich um ein einziges Kriterium, welches Ihren Interessen zuwider läuft, während Sie Ihre Chancen ansonsten als gut einschätzen? Oder wissen Sie, dass die Vergabestelle stets einen Mitbewerber bevorzugt, und wollen das „Kartell“ aufbrechen, um später einmal bessere Chancen zu haben? Scheint die Vergabestelle anhand der Vergabeunterlagen wenig kompetent und benötigt eher Hilfe als Druck? Fallen Ihnen Punkte in der Leistungsbeschreibung auf, die Ihnen fehlen, weil Sie einen Vorteil daraus schöpfen könnten? Ist die Ausschreibung interessant für Sie, aber nicht zum jetzigen Zeitpunkt? Je nachdem, wie Sie diese Fragen für sich beantworten, sollten Sie zur Bieterfrage und gegebenenfalls in der nächsten Eskalationsstufe zur Rüge greifen. Mit der Rüge sollten Sie aber vorsichtig sein, denn die Vergabestelle wird wohl nicht zum letzten Mal ausgeschrieben haben.

Eine mögliche Matrix

Tabelle-Bieterfrage-Ruege

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