Bewerten Sie zwei Grundsatzbereiche für die richtige Angebotsstrategie

Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 05.07.18 14:03 Uhr   |   Themen: Akquise im öffentlichen Sektor
Dr. Alexander Seyferth

Bewerten Sie zwei Grundsatzbereiche für die richtige AngebotsstrategieKennen Sie das nicht auch? Sie haben eine Ausschreibung vorliegen und wissen irgendwie nicht so recht, ob Sie daran teilnehmen sollen oder nicht. Oder Sie haben das Gefühl, dass Sie sehr viel Zeit und Arbeit in Vergaben stecken, aber nur zu mageren Ergebnissen kommen. Viele Bieter arbeiten nach meiner Erfahrung oftmals einfach drauf los, ohne sich im Vorfeld strategisch mit der Ausschreibung zu beschäftigen. Wenn ich mir aber gewisse Fragen stelle und diese offen und ehrlich beantworte, kann ich mich auf zu mir passende Vergaben konzentrieren und dadurch wesentlich effizienter arbeiten. 

Vorab sollten wir eines festhalten: Es ist gar nicht schlimm, eine Ausschreibung aufgrund einer attraktiven Bekanntmachung anzufordern, dann aber doch nicht an der Ausschreibung teilzunehmen. Nach vielen Jahren Ausschreibungspraxis und zahlreichen Gesprächen mit Branchenkennern schätze ich, dass etwa ein Viertel aller Unterlagen angefordert wird, ohne dass anschließend ein Angebot erfolgt. Das ist auch gut und richtig, wenn eine entsprechende Entscheidung gegen eine Teilnahme bewusst und rational getroffen wurde. Immer wieder gibt es nämlich Ausschreibungen, die zwar der Bekanntmachung nach zum eigenen Produkt oder Gewerk gut passen, gemäß der Leistungsbeschreibung aber Voraussetzungen verlangen, die man so wie beschrieben nicht erfüllen kann.

Bereich1: Beantworten Sie sich zwei Hauptfragen ehrlich

Eine solche böse Überraschung ist allein noch kein Grund, die Ausschreibung beiseitezulegen. Sie sollten sich aber gründlich überlegen, wie Sie mit der Situation umgehen. Am besten stellen Sie sich dazu nach dem ersten intensiven Durcharbeiten der Unterlagen folgende Frage: 

  • Steht der Aufwand für die Beteiligung an der Ausschreibung überhaupt im Verhältnis zu einem möglichen Erfolg?

Diese Frage zielt in zwei Richtungen. Erstens: Wie groß sind Umsatz und Gewinn aus dem Auftrag überhaupt einzuschätzen? Und wie viel Aufwand muss ich für einen möglichen Gewinn betreiben, von den Zuschlagschancen einmal ganz abgesehen? Zweitens: Wie groß sind eigentlich meine individuellen Chancen, die Vergabe zu gewinnen? „Passt“ die Ausschreibung überhaupt zu mir? Das sind zwei ganz wichtige Fragenpaare, denen man sich frühzeitig stellen sollte.

So gibt es leider immer noch viele Ausschreibungen, die den Bietern einen hohen Aufwand abverlangen. Für nur wenige Tausend Euro Gewinn müssen lange Konzepte geschrieben oder weitreichende Gewährleistungsversprechen eingegangen werden, müssen viele verschiedene Originaldokumente beigebracht oder weitreichende Kalkulationen offengelegt werden. So manche Vergabestelle hat leider noch immer nicht erkannt, dass sich in Zeiten guter Konjunktur so mancher von der öffentlichen Hand abwendet, weil er im gewerblichen Markt einfacher und effizienter akquirieren kann. Überlegen Sie daher selbst genau, ob der Aufwand im gebotenen Verhältnis zum Nutzen steht, bevor Sie sich tiefgehender mit der Angebotserstellung beschäftigen. Wird Ihnen bei Überschlagen des Aufwandes klar, dass der Auftrag nicht einmal bei einem sicheren Gewinn die Mannstunden im Vertrieb rechtfertigen würde, dann nehmen Sie besser von einer Teilnahme Abstand!

Mein Rat:

Schreiben Sie der Vergabestelle eine freundliche, aber bestimmte E-Mail über die Gründe Ihrer Nicht-Beteiligung, damit die Vergabestelle auch einmal eine Rückkopplung aus dem Markt bekommt, mittels derer sie sich verbessern kann. Ich habe es schon des Öfteren erlebt, dass dann monatelang keine Antwort auf meine Kritik erfolgte. Nachdem die Vergabe aber in trockenen Tüchern war, habe ich häufig eine dankbare Resonanz erhalten, die meine Chancen bei Folgeausschreibungen sicher nicht verschlechtert hat.

Zweitens muss ich mich nach Durchsicht der kompletten Vergabeunterlagen gewissenhaft fragen, ob ich überhaupt reelle Erfolgschancen habe. Handelt es sich um eine Ausschreibung, die Zertifikate verlangt, über die andere in meinem Markt verfügen, ich aber nicht? Geht aus der Ausschreibung hervor, dass dort offensichtlich bereits seit Jahren ein Dienstleister die ausgeschriebene Leistung zur Zufriedenheit des öffentlichen Auftraggebers übernimmt? Treffen Sie auf eine Leistungsbeschreibung, die von Produktmerkmalen eines Ihrer Mitbewerber „durchseucht“ ist, ohne dass die Ausschreibung zu offensichtlich gegen das Gebot der Produktneutralität verstößt?

Treffen Sie die Entscheidungen bewusst und begründet

Natürlichen können Sie in diesen Fällen Ihr Glück versuchen oder gegen Windmühlen kämpfen. Bedenken Sie aber, dass nach wie vor zahlreiche Vergaben stattfinden, bei denen die öffentliche Hand einen klaren Favoriten hat und für dessen rechtskonforme Bezuschlagung lediglich noch ein weiteres Angebot benötigt. Wollen Sie viel Aufwand betreiben, um der Vergabestelle diesen zweifelhaften Gefallen zu tun? Die Antwort kann nur lauten: Nein, auch in diesen Fällen schreibe ich lieber eine Nachricht an die Vergabestelle, weshalb ich mich nicht an der Vergabe beteilige. So weiß diese wenigstens für das nächste Mal, dass sie eine solche „vorgefasste“ Ausschreibung nicht wird wiederholen können, weil in diesem Markt mindestens ein Bieter ist, der genau hinschaut. 

Bereich 2: Was ist Stein, was ist Fels? Begegnen Sie problematischen Kriterien überlegt

Grundsätzlich sollte ich nicht jede Ausschreibung, die mir nicht in allen Punkten gefällt, einfach beiseiteschieben. Daher lautet auch die nächste Frage:

  • Welche und wie viele Ausschreibungskriterien behindern meiner Aussicht auf Erfolg?

Auch hier müssen wir uns wieder selbst Antwort auf zwei Aspekte geben. Erstens: Sind die Haupthinderungsgründe für eine Beteiligung durch Bieterfragen oder gar Rügen „heilbar“ oder nicht? Zweitens: Kann mir vielleicht die Hinzunahme eines Subunternehmers oder aber eine Bieterfrage helfen, die Ausschreibung zu gewinnen? Einmal angenommen, der Auftrag erscheint nach Durchsicht der Unterlagen sehr attraktiv, aber es gibt leider ein bis zwei Kriterien, die meine Chancen verschlechtern bzw. für mich unerfüllbar sind. Einfach aufgeben ist dann womöglich die schlechtere Wahl! 

Ein Beispiel

Sie sind Bauunternehmer mit Sitz in Leipzig und eine sächsische Vergabestelle schreibt die Sanierung einer Kindertagesstätte im benachbarten Markkleeberg aus. Sie können alle Ausschreibungsbedingungen bestens erfüllen und auch ein attraktives Angebot machen, wäre da nicht die Anforderung „Nachweis eines Zertifikats zur Datensicherheit“.

Bevor Sie die Ausschreibung nun mit einem Stoßseufzer beiseitelegen, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie eventuell doch noch zum Erfolg kommen. Im konkreten Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Zum einen können Sie in einer Bieterfrage um Aufklärung bitten, weshalb für diesen Auftrag überhaupt ein Nachweis zur Datensicherheit vonnöten ist? Schließlich muss jedes von der Vergabestelle genannte Kriterium begründet sein – es wäre nicht das erste Mal, dass eine Vergabestelle nur deswegen eine Anforderung stellt, weil sie diese bei den fünf vorhergehenden Ausschreibungen auch schon erhob. Freundlich gestaltete Bieterfragen mit einem konkreten Lösungsszenario haben schon so manche Anforderung aufgeweicht oder verschwinden lassen! Bevor die Ausschreibung also in den Papierkorb wandert, sollten Sie den Versuch einer Bieterfrage starten, schließlich vergeben Sie sich dadurch nichts.

Was Sie nicht können, ergänzen vielleicht andere

Eine andere Möglichkeit, missliebige K.o.-Kriterien zu umgehen, ist die Hinzunahme eines Nachunternehmers, der die verlangte Qualifikation nachweisen kann.

Ein Beispiel:

Sie wollen sich an einer Ausschreibung beteiligen, die eine Mitarbeiterzahl von mindestens 50 fordert. Leider sind Sie aber nur 40 Kolleginnen und Kollegen, glauben aber fest daran, den Auftrag stemmen zu können – ganz sicher jedenfalls, wenn Sie einen Partner mit ins Boot holen. 

In diesem Fall sollten Sie sich einfach einen Nachunternehmer mit mehr als 50 festangestellten Mitarbeitern suchen. Sie fordern von ihm den diesbezüglichen Nachweis mittels einer Eigenerklärung ab und sichern vertraglich, dass Ihnen der Partner im Auftragsfalle mit den benötigten Ressourcen zur Verfügung steht. Beides reichen Sie mit dem Angebot ein und verweisen auf die Eignungsleihe gem. § 47 VgV. So haben Sie eine schwierige Klippe recht leicht umschifft und können auch als kleineres Unternehmen an der Ausschreibung teilnehmen. Wie viele Aufgaben Sie im Übrigen dem Nachunternehmer überlassen, bleibt Ihnen und Ihrem Partner überlassen, sofern sie Art und Umfang nicht in den Vergabeunterlagen aufzeigen mussten.

Konnten Sie also für sich bewusst entscheiden, dass der mögliche Auftrag attraktiv für Sie ist, hinreichende Chancen auf einen Gewinn bestehen und mögliche Negativkriterien mittels Subunternehmer oder erfolgreicher Bieterkommunikation „geheilt“ werden können, steht einer Beteiligung an der Ausschreibung nichts mehr im Wege. Können Sie indessen diese Fragen nicht positiv für sich beantworten, sollten Sie sich genau überlegen, ob Sie wirklich an dieser Ausschreibung teilnehmen wollen oder ob es nicht doch andere Vergaben gibt, die besser zu Ihrem Unternehmen passen. Weniger ist manchmal eben mehr!

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