Die Markterkundung: So bringen Sie sich in Position.

Die Markterkundung: So bringen Sie sich in PositionSchon seit vielen Jahren wird in Fachkreisen diskutiert, wie eng das Verhältnis zwischen Bieterfirmen und Vergabestellen im Vorfeld einer Ausschreibung sein darf. Auch dem Gesetzgeber ist klar, dass in dieser Ausschreibungsphase recht intransparent gearbeitet wird, da die inhaltliche Zusammenarbeit kaum rechtlich normiert ist. Mit der 2016 begonnenen Vergaberechtsreform gibt er den Vergabestellen explizit die Möglichkeit, Informationen durch eine Markterkundung einzuholen. Für Sie die große Chance, der Vergabestelle Ihre Sicht der Dinge nahezulegen – legen Sie daher eine Anfrage zur Markterkundung niemals unbeantwortet beiseite, sondern betrachten Sie sie als Aufforderung zur Vorakquise!

Der Zeitraum, in der die Leistungsbeschreibung zusammengestellt wird, ist sicher die Phase, in der eine Beeinflussung der Vergabeanforderungen und Bewertungskriterien am wahrscheinlichsten ist. Die Vergabestellen können sich abseits des starren vergaberechtlichen Korsetts mit den verschiedenen Anbietern am Markt austauschen, wichtige Informationen von Fachspezialisten einholen, aber auch Meinungen, wie man das ein oder andere am besten in der Ausschreibung formulieren könnte. Den meisten Vergabestellen ist natürlich klar, dass die angesprochenen potentiellen Bieter dabei die Dinge aus ihrer Sicht betrachten. Gute Vertriebler haben stets im Hinterkopf, wie bestimmte Details beschrieben werden müssen, damit es für ihre Produkte oder Dienstleistungen nicht zum Nachteil gereicht. Trotzdem wissen sie auch, dass jemand, der sich werktäglich mindestens 8 Stunden mit dem Markt beschäftigt, sicherlich fachlich versierter ist als jemand, der sich nur punktuell mit ganz vielen verschiedenen Beschaffungsvorgängen auseinandersetzt. Insofern macht es aus Sicht der Vergabestellen absolut Sinn, sich mindestens bei größeren Ausschreibungen intensiv auf eine Vergabe vorzubereiten und im Vorfeld in Dialog mit dem Markt zu treten.

Schließlich ist für die Vergabestelle nichts ärgerlicher, als wenn sie nach der Bezuschlagung feststellen muss, dass sie viele Anforderungen gar nicht genau definiert hat und der Bieter vielleicht für seinen Angebotspreis viel weniger Leistung schuldet als von der Vergabestelle erhofft. Daher kann eine Vergabestelle auch nicht nur das Instrument der Markterkundung (§ 28 VgV) nutzen, sondern darüber hinaus sogar Unternehmen beauftragen, an der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens mitzuwirken (§ 7 VgV).

Wie Sie auf eine Markterkundung richtig reagieren

Plant eine Vergabestelle eine öffentliche Ausschreibung und fühlt sie sich selbst nur eingeschränkt in der Lage, die beabsichtigte Beschaffung genau in einem Leistungsverzeichnis zu definieren oder den ungefähren Auftragswert ordentlich zu schätzen, greift sie (idealerweise) zur Markterkundung. Das bedeutet in der Regel, dass sie einerseits skizziert, für was genau sie Informationen einholen will und wofür sie einen Vergleichspreis einfordert. Generell beinhalten solche Markterkundungen fast immer die Aufforderung, Preise abzugeben, da sich viele Vergabestellen schon mit der Schätzung des Auftragsvolumens schwertun. Dies ist aber wiederum die Basis für die Einordnung der Beschaffung in die richtigen Verfahrenswege:

Mittels der prognostizierten Auftragssumme prüft die Behörde schon lange vor der Ausschreibung, ob sie mit dem Beschaffungsvolumen über dem Schwellenwert (Dienstleistungen aktuell 221.000 €, Bauausschreibungen 5.548 Mio.€) liegt und eben europaweit ausschreiben muss oder national oder beschränkt bzw. freihändig.

Mein Rat

Wenn Sie also eine solche Aufforderung zur Preiseinschätzung abgeben, seien Sie immer großzügig in der Kalkulation! Je höher das geschätzte Kostenvolumen, desto wahrscheinlicher wird eine europaweite Ausschreibung, die viel umfassendere Rechte für Sie als Bieter bedeutet. Noch wichtiger: Nutzt die Behörde die Marktabfrage, um auf deren Basis ein Budget für den Haushalt zu beantragen, sinkt die Wahrscheinlichkeit bei größerem eingestellten Kostenvolumen deutlich, dass die Vergabestelle die Ausschreibung hinterher aufhebt, weil die Angebote über den budgetierten Beschaffungskosten liegen. Sie sollten in dieser Phase niemals preislich die berühmten Hosen herunterlassen, weil möglicherweise Dritte die Preise kommuniziert bekommen. Außerdem kann es ja sein, dass die Vergabestelle ein Verhandlungsverfahren wählt und dann nochmals Nachlässe einfordert, die Sie dann gar nicht mehr geben können, weil Sie Ihren Angebotsrahmen bereits in der Marktstudie ausgereizt haben.

Unterlagen abgeben – und dranbleiben!

Gehen Sie also auf die Anfrage ein und nehmen Sie sie ernst, ohne sich freilich einen ähnlich großen Aufwand wie bei einer Ausschreibung zu machen. Schließlich ist die Anfrage unverbindlich. Die Beschaffungsstelle darf eine solche Marktabfrage auf keinen Fall anstatt einer Vergabe machen und für uns Bieter noch besser: Sie darf explizit auch keine Marktabfrage nur zur Einholung von Preisen durchführen (§ 28 Abs. 2 VgV). Das heißt, einer solchen Markterkundung folgt immer früher oder später eine öffentliche Ausschreibung. Es sei denn, die Marktabfrage hat ergeben, dass ein Vorhaben, wie es sich die Vergabestelle vorgestellt hat, nicht realisierbar ist. Das kommt aber höchst selten vor.

Wenn Sie also in eine Markterkundung einbezogen werden, kooperieren Sie nicht nur, sondern bleiben Sie dran! Zwei bis drei Wochen, nachdem Sie die Unterlagen eingereicht haben, sollten Sie bei der Vergabestelle anrufen und fragen, wie es weitergeht. Bieten Sie ein persönliches Gespräch an, in dem Sie den Sachbearbeitern einen Lösungsweg aus der komplexen Beschaffungsanforderung weisen können. Noch dürfen die Behörden mit Ihnen offen und mündlich kommunizieren. Innerhalb des Vergabeverfahrens ist das dann nicht mehr möglich. Da Behörden Ihren Ausschreibungsgewinnern nach Zuschlagsvergabe in der Regel für eine längere Zeit „ausgeliefert“ sind, weil sie nicht einfach den Anbieter wechseln können, ist ein Vertrauensaufbau sehr wichtig. Oft werden die Bieter bezuschlagt, die schon im Vorfeld einer Ausschreibung ein gutes Verhältnis zum Nachfrager aufgebaut haben.

Dazu noch ein persönliches Beispiel:

Vor einiger Zeit erhielt ich die Aufforderung von einem Stadtwerk, mich im Rahmen einer Markterkundung zu unseren Dienstleistungen zu erklären. Man forderte ca. 30 Seiten Konzepte und Unterlagen von mir. Ich rief sofort dort an und schilderte, dass der Aufwand der Beantwortung leider nicht im Verhältnis zu unserem Nutzen stünde, ich würde aber eine abgespeckte Version abgeben, was ich dann auch tat. Ca. alle 4 Monate hatte ich in der Nähe dieses Stadtwerks zu tun und habe dann auch immer einen Termin bei der Vergabestelle gemacht. Ich erfuhr, dass wir die einzigen waren, die überhaupt auf das Schreiben reagiert hatten und man war uns sehr dankbar für die konstruktiven Hinweise. Ca. 10 Monate nach der Markterkundung wurde eine entsprechende Ausschreibung veröffentlicht. Mehrere Angebote gingen ein, wir wurden bezuschlagt und das Unternehmen erfreut sich noch heute dieser Vertragsbeziehung.

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