Über Vorakquise zum idealen Leistungsverzeichnis

Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 21.06.18 15:11 Uhr   |   Themen: Akquise im öffentlichen Sektor
Dr. Alexander Seyferth

Über Vorakquise zum idealen LeistungsverzeichnisBei der Vorakquise im öffentlichen Sektor ist es entscheidend, die Merkmale einer guten Dienstleistung in Ihrer Branche optimal in die Behörde zu transportieren. Dabei sollten Sie stets berücksichtigen, welche speziellen Anforderungen dem öffentlichen Sektor wahrscheinlich wichtiger sind als dem privaten und dass es immer zwei bedeutsame Player gibt, die Vergabestelle und den eigentlichen Nutzer.

Ausschreibungen fallen zwar nicht vom Himmel, aber Sie liegen oftmals gewissermaßen in der Luft: Sei es über Marktanfragen, sei es, weil Sie über Ihr Informationsportal wissen, dass Zeitverträge demnächst auslaufen. Das ist die richtige Zeit, um sich in das Vor-Vergabeverfahren einzubringen und auf die Vorzüge Ihrer Dienstleistungen hinzuweisen. Die Formstrenge des Vergabe- und Haushaltrechts entfaltet seine Wirkung nämlich primär erst während der Ausschreibung, die in den meisten Fällen mit der Veröffentlichung der Ausschreibungsbekanntmachung oder dem Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe beginnt. Dann sind Vergabebedingungen und -kriterien aber bereits festgelegt und das Leistungsverzeichnis bereits geschrieben.

Eigene Mehrwerte im Vorfeld der Ausschreibung platzieren

Es hat also Sinn, auf die Behörde zuzugehen, bevor das Leistungsverzeichnis definiert wurde. Je nach Komplexität der Vergabe findet dies meist zwischen drei Monaten und einem Jahr vor dem beabsichtigten Vergabeverfahrensbeginn statt. Daher sollten sie eher früher als später auf die Behörde zugehen und um einen Termin bitten. Im Rahmen des Wettbewerbsrechtes ist es in aller Regel zulässig, ein Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen zu unterstellen und diesbezüglich telefonisch Kontakt aufzunehmen, daran ändert auch die DSGVO grundsätzlich ersteinmal nichts. Werden Sie freundlich aber bestimmt abgewiesen, müssen Sie dies indessen akzeptieren. Ich habe aber überwiegend positive Erfahrungen gemacht, da die Behördenvertreter meist an Neuigkeiten aus der Branche und zusätzlichen Informationen interessiert sind.

Beachten Sie diese 3 Punkte bei der Vorakquise

  1. Der Nutzer steht im Vordergrund, nicht die Vergabestelle

Wichtig ist, dass die Anforderungen an die Beschaffung überwiegend von den Nutzern zusammengestellt werden, die Vergabestelle ist in erster Linie für die ordnungsgemäße Durchführung des Vergabeverfahrens zuständig. Wenn Sie beim Nutzer vorstellig werden, finden Sie heraus, wer der derzeitige Auftragnehmer ist, ob die Behörde zufrieden ist und stellen Sie dann dar, welche speziellen Vorzüge Ihr Unternehmen auszeichnet. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass Sie diese an den speziellen Bedürfnissen der öffentlichen Hand ausrichten. So müssen Sie immer im Hinterkopf behalten, dass Behörden anders als private Auftraggeber nicht einfach den Dienstleister wechseln können, wenn ihnen irgendetwas nicht passt. Erstens können sie nicht so mir nichts, dir nichts den geltenden Vertrag auflösen oder dessen Nutzung einstellen, zweitens müssen sie die Beschaffung aufwändig neu ausschreiben. Daher sollten Sie immer berücksichtigen, dass Sie Vertrauen aufbauen müssen. Der Verweis auf gute Qualifikationen und Zertifikate, langjährige Geschäftstätigkeit oder am besten Referenzen aus dem öffentlichen Sektor dürfte Sie wesentlich weiter bringen als der Vorschlag, Ihr Unternehmen „einfach einmal auszuprobieren.“

  1. Verwalter sind keine Unternehmer 

Außerdem sollten Sie nicht den Fehler machen und Ihre Produktvorzüge damit begründen, dass sie teures Personal ersetzen. Behörden sind vollständig durchbudgetiert und die Personalräte allermeist zu mächtig, als dass Personaleinsparungen einfach realisiert werden könnten. Im Gegenteil: Meist hilft es Ihnen weiter, wenn Sie darlegen, dass vorhandene Mitarbeiter trotz Ihrer neuen Produkte ihre Daseinsberechtigung nicht verlieren und weiter sinnstiftende Arbeit verrichten.

  1. Beständigkeit im Fokus 

Ein dritter wichtiger Aspekt bei der erfolgreichen Vorakquise im öffentlichen Sektor ist die deutliche Hervorhebung der Servicequalität und damit meist einhergehend die Regionalität. Gerade weil sich Behörden über eine Ausschreibung längerfristig an einen Auftragnehmer binden und diese damit in ihre Kernaufgabe der Daseinsvorsorge aufnehmen, erwarten sie reibungslos funktionierende Produkte und Abläufe sowie schnelle Abhilfe, falls diese Erwartung einmal nicht erfüllt wird.

Setzen Sie also weniger auf Innovationen und die „schöne neue Welt“, sondern richten Sie die Darlegung ihrer Dienstleistungsvorzüge daran aus, dass sie sie reibungslos in die vorhandenen Prozesse der Behörde integrieren und diese mittelfristig zu leichten Verbesserungen führen, ohne dadurch die öffentliche Verwaltung aus den Angeln zu heben. Frei nach dem Motto: Ein laues Lüftchen ist erfreulich, frischer Wind lässt frösteln …

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