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Weshalb Sie Vorinformationen unbedingt Beachtung schenken sollten

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 03.10.17 10:13 Uhr   |   Themen: Vergaberecht, Auftragsmanagement

Durch das neue Vergaberecht sind Vergabeverfahren erhöhter Transparenz unterworfen. Vergabestellen müssen – zunächst noch lediglich bei europaweiten Ausschreibungen – bereits mit der Bekanntmachung einen Link angeben, über den die Ausschreibungsunterlagen frei abrufbar sind. Diese Form der Veröffentlichung von Unterlagen missfällt so einigen Vergabestellen, die ihre Leistungsbeschreibungen nicht von jedermann anonym seziert haben möchten. Deswegen suchen mehr und mehr Vergabestellen ihr Heil in der Vorinformation auf Basis des § 38 Abs. 4 VgV. 

In der Regel müssen europaweite Ausschreibungen via TED (Tenders Electronic Daily) europaweit veröffentlicht und allen Bietern eine Mindestfrist von 35 Tagen zur Erstellung eines Angebotes eingeräumt werden. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Alternativ ist es den Vergabestellen erlaubt, den Markt mittels einer Vorinformation über die Absicht einer öffentlichen Vergabe zu informieren. In diesem Fall kann dann jede Vergabestelle außer die der obersten Bundesbehörden auf die Veröffentlichung einer förmlichen Bekanntmachung verzichten, sofern es sich nachfolgend um ein Nicht Offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren handelt. Die Erfüllung der Veröffentlichungspflicht erfolgt dann über die Vorinformation. Diese muss analog zur Bekanntmachung mindestens 35 Tage (und maximal 12 Monate) öffentlich via TED bekannt gemacht werden und zugänglich sein, bevor die eigentliche Auftragsbekanntmachung versendet wird.

Kein Zwang zur Veröffentlichung der Vergabeunterlagen

Der große Unterschied liegt darin, dass im Falle der Vorinformation die Verpflichtung zur Veröffentlichung der Vergabeunterlagen wegfällt. Das Verfahren läuft dann so ab, dass potentielle Auftragnehmer in der Vorinformation aufgefordert werden, Ihr Interesse an der Ausschreibung zu bekunden. Nur diejenigen Unternehmen, die innerhalb einer Mindestfrist von 30 Tagen auf diese Vorinformation reagieren und ihr Interesse an der Ausschreibung bekunden, werden anschließend zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert und erhalten Zugang zur Leistungsbeschreibung. Die Vergabestelle kann lediglich dann Unternehmen, die ihr Interesse bekunden,  vom weiteren Verfahren ausschließen, wenn bei der Einreichung der Interessensbekundung formale Fehler gemacht wurden (§ 57 Abs. 2 VgV). Eine förmliche Bekanntmachung der Ausschreibung erfolgt dann nicht mehr! Den Vergabestellen kommt dieses Schlupfloch sehr entgegen, können sie doch dadurch erreichen, dass nur wenige ausgewählte Unternehmensvertreter die kompletten Vergabeunterlagen einsehen und nicht etwa ein breiterer Kreis, dem etwaige Vergaberechtsverstöße auffallen können.

 Des Weiteren hat die Vergabestelle mit der Wahl der Vorinformation den weiteren Vorteil, dass sie die Frist des eigentlichen Vergabeverfahrens verkürzen kann: Hält sie sich an alle formalen Voraussetzungen, kann sie die Angebotsfrist auf 15 Tage für den Eingang von Angeboten im Offenen Verfahren verkürzen, bei Nicht Offenen und Teilnahmeverfahren sind es sogar nur zehn Tage. Das heißt, Sie haben nach Zugriff auf die Vergabeunterlagen lediglich zehn bis 15 Tage Zeit, um Ihr Angebot zusammenzustellen und einzureichen. Nicht umsonst ist die Anzahl der Vorinformationen im Jahr 2016 stark gestiegen:

 weshalb-Sie-Vorinformationen-unbedingt-Beachtung-schenken-sollten

Verzicht auf Bekanntmachung und Fristverkürzung sind an Bedingungen gekoppelt

Allerdings kann die Vergabestelle hier nicht ganz so frank und frei handeln, wie es vielleicht den Anschein hat. So muss sie immer eine förmliche Bekanntmachung publizieren, wenn sie das Offene Verfahren wählt. Hier kann sie durch die Vorinformation lediglich die Angebotsfrist auf 15 Tage verkürzen (siehe oben). Wählt sie das Nicht Offene Verfahren oder das Verhandlungsverfahren mit der Absicht, um eine förmliche Bekanntmachung herumzukommen, muss die Vergabestelle in der Vorinformation die auszuschreibende Leistung benennen, die Bieter zur Bekundung Ihres Interesses auffordern und anzeigen, dass auf die Vorinformation keine Bekanntmachung mehr erfolgt.

Nur wenn diese zusätzlichen Informationen in der Vorinformation enthalten sind, ist das Vorgehen der Behörde rechtmäßig. Sind diese Angaben nicht vollständig hinterlegt, kann die Vergabestelle weder von verkürzten Fristen noch vom eingeschränkten Zugriff auf die Vergabeunterlagen profitieren. Außerdem muss sie anschließend noch alle Unternehmen, die ihr Interesse bekundet haben, auffordern, ihr Interesse an der Ausschreibung nochmals zu bestätigen. Mit dieser Aufforderung wir der Teilnahmewettbewerb oder das Verhandlungsverfahren förmlich eröffnet. Sie müssen dann innerhalb von 30 Tagen bestätigen, dass Sie weiterhin Interesse an der Ausschreibung haben.

Meine Empfehlung: Nehmen Sie in Zukunft auch die Vorinformationen in Ihre Suchprofile beim Screening von Vergabeinformationen mit auf bzw. suchen Sie in den entsprechenden Vergabeplattformen gezielt danach. Bekunden Sie zeitnah unter den angegebenen Pfaden Ihr Interesse an der Teilnahme an der Ausschreibung und fassen Sie aktiv nach, wenn Sie nicht innerhalb von zehn Tagen eine Aufforderung zur Interessensbestätigung bekommen. Reichen Sie Ihre Bestätigung des Interesses innerhalb von 30 Tagen inklusive der geforderten Unterlagen und Nachweise ein. Prüfen Sie bei verkürzten Fristen, ob die Vergabestelle alle formalen Anforderungen eingehalten hat und fordern Sie sie gegebenenfalls auf, das Verfahren zu ändern oder die Pflichtverletzungen unter Angabe neuer, passender Fristen zu heilen – schließlich wollen Sie genügend Zeit haben, um sich ordentlich an dem Vergabeverfahren beteiligen zu können. 

Zum Schluss noch ein weiterer interessanter Grund, weshalb es auch vermehrt zur Nutzung der Vorinformationen kommen könnte: Vor kurzem hatte ich ein aufschlussreiches Hintergrundgespräch vor Vertretern der EU-Kommission in Brüssel und brachte dabei den Anstieg der Vorinformationen zur Sprache. Zur Stellungnahme aufgefordert, bemerkten ein anwesender Anwalt und ein Vertreter eines Beratungsunternehmens etwas leutselig, dass sie ihren Mandanten natürlich nicht ungern zur Vorinformation rieten, damit ihre Zuarbeiten für die Vergabeunterlagen nicht auch für andere Vergabestellen frei einsehbar wären. Ein Schelm, wer Arges dabei denkt …

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